Réunion 7 janvier 21

Lien vers l'espace de prise de note : https://mypads2.framapad.org/p/reunion-groupe-animation-sh8rg94b?

Ordre du jour :

• 18h00 : météo / humeur du jour (de chacun)
• 18h10 : un temps avec Katell sur le projet de mandat + un temps avec François sur qui fait quoi comment on se coordonne
• 19h00 : un temps sur les parrainages + recueil de compétence
• 20h00 : un temps pour écrire la trame de la newsletter
• 20h50 : rappel du relevé de décision et clôture

Présent·e·s : Fred, Katell, Anne, François, Denis, Linda, Manuel

1/ Échanges avec François et Katell

Chantier sur le projet de mandat :

• présentation par Katell :

Pas encore défini comment on va l'élaborer, commence à être discuté avec Philippe, discussion prévue au sein du CODIR le 13/01. Il s'appuiera sur les feuilles de route présentées en début d'année scolaire
Le projet de mandat c'est l'articulation entre le projet administratif et le projet politique pour aboutir sur un calendrier d'actions (en lien avec le plan pluriannuel d'investissements). Comment ce process là est piloté (mixte entre services et élus) ? groupe de pilotage : du côté des élus maire, 1ere adjointe, élu.es et colistièr.es volontaires, services, et le groupe de facilitation ?
Le rôle du groupe de facilitation serait à clarifier : garant du processus d'animation, de l'implication, de l'information, des bons processus de décisions, regards sur le processus et les bonnes pratiques
L'idée dans l'élaboration de ce projet de mandat est de : 1 - garantir un travail collaboratif, 2 - s'appuyer sur les grands piliers du programme, 3 - rebalayer les feuilles de routes remises à jour par les directions, 4 - travailler au sein des élus et colistier pour se réapproprier le programme, le renouveler éventuellement 5 - phase avec élus et services pour structurer le tout
Processus qui permette de favoriser le travail ensemble. Avoir un système itératif pour avoir un planning commun et qu'on identifie bien les transversalités.
On souhaite avoir une vision bien dégrossie au mois de juin. suivie de temps de synchronisation réguliers.

• Discussions

Denis : politiquement doit-on faire gaffe de l'équilibre 50/50 anciens/nouveaux élus ?
Katell : Le comité de pilotage suit l'ensemble de la démarche. Il y aura des temps collectifs avec les responsables de délégations et de services (une quarantaine de personnes) pour défricher le fond des sujets. Faudra organiser le "comment".
Fred : pas sûr que ce soit vraiment un chantier pour le groupe, le groupe de facilitation est là surtout pour aider l'équipe d'élus. Là çà parait énorme.
Linda : a l'impression que çà rajoute beaucoup de travail pour le groupe
Katell : que vous ayez suffisamment d'infos là-dessus pour s'assurer que l'information circule bien, que les gens participent aussi. Être plus un point de vigilance.
Fred : être plutôt un support pour faciliter, sinon risque de se perdre. Attention à la surveillance sur comment les gens s'impliquent.
Katell : rmq çà sera également beaucoup porté par les services dans le faire

• Calendrier

échéances : le 7/01 avec le groupe de facilitation, le 11 en BME, le 13 le CODir
le 6 février matin pour retravailler sur le programme + réunion élus/services après les vacances de février sur une soirée + séminaire 20 mars avec l'équipe municipale

Se coordonner avec François
Important de savoir qui fait quoi
Besoin actuellement de faire un travail sur la communication interne notamment entre les services mais reste aussi le travail de lien entre les élus. D'autant plus dans cette année particulière. Faut donner les moyens à cette nouvelle équipe de s'acculturer : c'est le rôle du groupe de facilitation. François bien content que le groupe aide dans cette mission.
Le groupe de facilitation a un rôle de "com' interne" de l'équipe municipale.
François peut-être en support. Articulation à mettre en place.
La production d'information de la gare centrale sera issue du travail élus/services
Questionnement sur la séparation : com' interne services / com' interne élus ?
Discussion autour de la newsletter que va mettre en place le groupe de facilitation. Bien définir l'objet de la newsletter. La question à se poser est est-ce que çà doit rester accessible.
Le projet de mandat va permettre de bien clarifier les rôles de chacun, des instances.
Planning et périodicité de la newsletter com' interne services : pour l'instant pas encore régulier, actuellement à tous les services
Chantier sur l'agenda, sur la gare centrale : la grosse question c'est le qui fait quoi plus que les outils
Deux réunions vont être planifiées : une sur le comment (qui s'occupe de mettre les réunions sur l'agenda), une sur le quoi (ne pas avoir ni trop ou ni pas assez)
Travail d'optimisation sur les outils.

2/ chantier parrainage

on envoie le mail pour rappeler qui veut être parrainé ou être parrain
rmq : on a une adresse mail groupe.facilitation@lachapellesurerdre.fr
comment on présente le groupe, le côté informel, ouvert, basé sur le volontariat
rmq dans le mail, mettre un délai (15 jours jusqu'au prochain BME)
mettre un tableur partagé : https://lite.framacalc.org/9l36-parrains_marraines_elus
(préciser qu'ils peuvent se mettre en face du filleul ou parrain identifié ou en-dessous si pas identifié)
>> Linda envoie sa première mouture du mail pour les parrainages et on propose une phrase d'accroche
>> Envoi mail à l'équipe la semaine 2 (du 11 au 15 janvier) : Fred
>> présentation en BME : à la fois du groupe facilitation et des parrainages : tous

3/ Chantier recueil de compétences

comment répertorier ce qu'on veut savoir.
Diagramme en étoile bien en terme de visualisation
Par contre quelles compétences on recherche ou est-ce qu'on est très libre
Denis propose une première trame
>> Denis envoie le fichier de compétences (sur tableur partagé en ligne) au groupe pour reprendre les intitulés des compétences : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1dzYr1zYythiOlZlPypuwGsnTk-sAEVVdHozdjmTq7qw/edit?usp=sharing
>> au prochain BME présentation du tableau sur le recueil de compétences (à quoi çà sert, rassurer sur le fait que c'est rapide à remplir)
>> après le BME envoie du tableau de compétences à l'équipe municipale

4/ Chantier Newsletter

périodicité :
qu'est-ce qu'on veut y mettre ?
L'objectif qu'on est de partager l'actualité de chacun, des dossiers ce qui est réalisé et en cours, état d'avancement
La forme permet de différencier du mail classique, que ce soit identifiable
Toujours même nom de mail, numéroté et daté
Les titres de chapitres de la newsletter qui reviennent
>> à remplir ici : https://mensuel.framapad.org/p/trame_newsletter_%C3%A9lus
réflexions sur les contenus :
- les 3 piliers : l'environnement, le social, la démocratie locale
- infos push pas spécialement ciblés dans les 3 thèmes, les grosses dates, les avancements de dossiers
- l'info résumée de ce qui se passe dans chaque délégation, où ils en sont
- les réponses aux questions qui reviennent souvent, ce qu'on peut dire aux citoyens
- vie du groupe (le prochain apéro !)
- les enjeux, les prises de décisions
pour qui :
que pour l'équipe majoritaire pour la vie du groupe au moins dans un premier temps - mais il faudra aussi à un moment faire le lien avec les services

>> chacun pense à une trame et va chercher les infos qu'il pourrait avoir pour la première newsletter qu'on finalisera ensemble le 28/01 sur le pad : tous
>> qui va chercher quelle info pour la prochaine newsletter : voir https://mensuel.framapad.org/p/trame_newsletter_%C3%A9lus

OdJ du 28 janvier :

• rédiger la première version de la newsletter interne à l'équipe municipale

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