Réunion du 21 décembre 2020

Lien vers l'espace de prise de note : https://mypads2.framapad.org/p/reunion-groupe-animation-sh8rg94b?

Ordre du jour :
- comment on s'organise
- les chantiers à faire avancer :

• > process de prise de décision (test puis formalisation)
• > formaliser et diffuser un guide d'animation de réunion
• > mise en place des parrainages
• > mise en place d'un programme de formation entre pairs
• > mise en place d'une gare centrale

- point sur le calendrier

• > caler 4 dates entre nous
• > date d'un séminaire

Présent·e·s : Anne, Frédéric, Manuel, Denis, Linda

Votre vision du groupe d'animation
- Fred : la gare centrale, on récolte toutes les infos, montrer où on en est, qu'on soit un repère pour le reste de l'équipe, qu'on puisse rediriger vers qui on peut se retourner quand on a des questions
- Linda : idem, on voit qu'on peut très vite décrocher, çà sera notre rôle de rendre visible à tous les élus l'état d'avancement, apporter à chacun, être relais, faire circuler l'information
- Denis : la gare centrale a beaucoup inspiré tout le monde, Philippe a commencé à organiser une réunion autour de Zimbra, les services aussi ont besoin de s'améliorer sur l'organisation de réunions
- Anne : simplifier, un lieu unique d'information, suivi d'information, apporte une cohérence
- Fred : apporter qq chose de très visuel

Les chantiers
- parrainages : très rapide à mettre en place, déjà des personnes motivées
sur la base du volontariat, pas trop lourd à mettre en place, que le groupe d'animation ait aussi des retours sur comment çà a marché. Avoir une trace.
- process de décisions : on est déjà en période de test
- sur la gare centrale : travail sur les outils numériques (groupe de travail avec surtout des services), affichage dans un lieu physique aussi (la tisanerie ?)
- idée de la lettre d'infos régulière (newsletter ?)
- dans le BME des moments plus informels pour les échanges
- faire des sondages sur comment fonctionnent les groupes de travail
- faire la cartographie des compétences

S'organiser dans le groupe de facilitation
jeudi 7 janvier 18h-21h (proposer à Katell et François)
jeudi 28 janvier 18h-21h
jeudi 11 février 18h-21h
jeudi 11 mars 18h-21h
Séminaire samedi 20 ou 27 mars

lieu salle Pierre de Rosa ou salle 1er étage mairie - >> Anne

Idée : avoir un invité bonus à chacune de nos réunions.

Premiers pas :

• > reprendre la liste des personnes qui voulaient être parrainées, cartographie des compétences envoyer un lien vers un site à remplir avec une fiche

Premier mail de présentation
nom : groupe de facilitateurs
préambule : repositionner l'objectif du groupe : faciliter, fluidifier
liste des personnes qui souhaitaient être parrain ou marraine et voir si d'autres sont motivées
- Marraines : Muriel, Nathalie. Jean-Pierre (Parrain)
- Etre Parrainé/Marrainé : Charlotte, Anne et Linda
dire les dates à laquelle on se réunira

Préparation du prochain séminaire
commencer à l'évoquer avec Katell à la réunion du 7 janvier

OdJ du 7 janvier :

• un temps avec Katell sur le projet de mandat + un temps avec François sur qui fait quoi comment on se coordonne (1h ?)
• un temps sur les parrainages + recueil de compétence (1h?)
• un temps pour écrire la trame de la newsletter (1h ?)

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